formzu(フォームズ)の問い合わせがgmailで迷惑メールになった時の対処法

formzu(フォームズ)のメールフォームからの問い合わせがgmailで迷惑メールに振り分けられた時の対処法について記載します。

目次

お客様からの問い合わせが迷惑メールに

Webサイト作成した起業・開業者から、「formzu(フォームズ)のメールフォームに入力された、お客様からの問い合わせが、迷惑メールに振り分けられた」とお知らせ来ました。

普段、迷惑メールフォルダを確認する方なら良いのですが、確認しない場合、事業者側がお客様からの問い合わせに気づかず、そのまま放置となってしまうことになります。(お客様側から別の手段で「メール送ったんですが届きました?」といった問い合わせで気づくことも。。。)

この現象、いつも発生するわけではありません。メールの内容によって通常の受信トレイには入ったり、迷惑メールに入ったりします。そのため、事業者側も何が問題なのか特定しにくいのです。

最近、この件に関連する内容が私のところにも届くようになりました。そこで、対処法を記載したいと思います・・・がその前に簡単な前説も記載したいと思います。

「迷惑メールに振り分けられる問題」はなぜ起きる?

私自身、いつのまにか10年以上このWEBの世界で活動していますが、この適正なメールが「迷惑メールに振り分けられる問題」には度々対処してきました。

実は、迷惑メールにまだ残っていならまだ良い方で、マイクロソフト系(hotmail,liveメール)のメールでは迷惑メールすら入らない(迷惑フィルタの判断で削除される)ということもあります。

そうすると、

  • お客様:メール送ったんですけど。。。
  • 事業者:メール来てません、迷惑メールも確認しましたが入ってませんでした。
  • お客様:いやでも送ってます、履歴残ってます。
  • 事業者:えっ、一体どうなってるの???

というようなことが、実際起きたこともあります。

昨今、あの手この手の様々な不審なメールが送られて来ます。gmailやマイクロソフトといったメールアドレスを発行している会社は利用者を守ろうと、疑わしいメールは迷惑メールや利用者に届かないようにフィルターをかけています。

  • 不審なメールや本当に迷惑メールの発行者側 ⇒ できるだけ安全なメールとして受信トレイに入ってほしいので、あの手この手で通常の受信トレイに入るよう試行錯誤してくる
  • メールサービス運営会社側(gmail,yahoo,microsoftなど) ⇒ 利用者を守ろうと独自の基準でメールをフィルタリング(迷惑メール、不達)する

また、ここが大事なポイントですが、

経験談

迷惑フィルターは随時更新されるため、今まではちゃんと届いたメールが、ある日を境に、迷惑メール扱いされてしまう事が起きます。その為、この現象が起きたら随時対策することが大切です。

この安全なメールが迷惑メールに入ってしまう問題は、話すと長くなるので前説はこれくらいにしておきますね。

迷惑メールに入りにくいformzu(フォームズ)の設定方法

ここからが本題です。

①フォームズにログインする

まずは、フォームズにログインしてください。

②メール設定 ⇒ 投稿通知メール を開く

③投稿者のメールアドレスをフォームズのメールに変更

設定画面に記載があるように、

投稿者のメールアドレスが特定のドメインの場合
「なりすましメール」と判定されて迷惑メールとして処理される場合があります。
投稿者のメールアドレスとして、以下のチェックしたドメインが入力された場合
差出人メールアドレスを自動的に「postman@formzu.com」に変えて
メールの不達を回避することができます。

となっています。

postman@formzu.comに設定することで、送信先IPアドレス と メールのドメイン(@formzu.com)が一致するため、迷惑メール判定されにくくなると思います。

ただし、今後はフォームからの内容がpostman@formzu.comから届きますので、お客様に返信する際は、お客様のメールアドレスに変更する必要があります。

gmail側での迷惑メール自動判定を解除する

次に、gmail側で迷惑メールフィルタを無効にさせる方法も紹介しておきます。

実は最近、クライアントから 「お客様(○○@gmail)メールから写真を添付して(自分の○○@gmail)に送ってくれたのですが、届きませんでした」と連絡がありました。

gmail同士でも送れない、届かない現象があるのか、と驚きましたが、その場合は事業者側のgmail設定を変更することで回避できるかもしれません。

この設定方法に関しては、他のサイトで詳しく記載されていますので、そちらを参考にしてください☆

キリュログ
Gmailに迷惑メール自動判定を一切させない方法【誤判定防止】 Gmailで受け取ったメールが勝手に迷惑メールに振り分けられて困っていませんか? 自動判定させないための設定と注意点・対応方法を共有します。

最後に

最終手段として、ほとんど迷惑メールフィルタ-が無い、ドメインメールを使用する方法もあります。この場合はスパムメールでも何でもメールは届くようになります。

事業用としてgmailだけだと不安な場合は、

  • ドメインメールを併用する
  • その他に複数のメールアドレスに転送する

なども方法です。

この話も書くと長くなるので、今回はこれぐらいでおしまいにしますね。

追記

上記設定をしたところ、迷惑メールに入らずに届くようになりました。。。が、複数のフォームメールが同じメールアドレスから届きますので、gmailでスレッド表示にしていると、1スレッドにまとめらます。

gmail スレッド表示

数が少ないとよいのですが、上の画像のように31個と数が多い場合は、スレッドをクリックして展開しても数が多すぎて画面表示しきれず、確認漏れが起きそうでした。

そこで、別ページにgmailのスレッド表示のOFF設定手順をまとめました。同様の課題が発生した方は、ぜひ設定してみてください。

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